前職の時から、
いかに毎日の業務の中で、効率よく最小限の作業量で仕組み化することができるか考えてきました。
前職は本当にやるべきことや、各方面からの要求が多かったので、
基本中の基本ですが、
「まずメモする」ことを徹底していました。
やるべきこと、やりたいこと、しなければならないこと、
を思いついた時点で、すぐにノートにメモをする。
どんなに面倒臭くても、これだけは決めていました。
人間絶対忘れるので、未来の自分に向けてのメモは非常に大事だと思います。
これぐらいだったら覚えておけるやろ、と思っていても忘れるのが人間、笑。
しかも覚えていたとしても、毎回思い出すのに脳が疲れます。
今日何するんやったっけ、ってのは時間の無駄な気もします。
まぁボケ防止とか、記憶力を鍛える面では「思い出す」ってことは必要な要素かもしれないですが、
今回は”作業効率化”の話ですので。
スポンサーリンク
で、その頃は、ノートに一行ずつメモして、
完了したものは上から線を引いて消していく、というやり方でした。
今はというと、
以前はノートに手書きだったところが、
iPhoneのアプリ「Evernote」にメモすることにしています。
このEvernote、自分の中で第2の脳っていうぐらい重宝しています。
このおかげで脳が本当に楽。
とにかく何か思いついた時点で入力するようにしています。
手書きの方がいいって人はノートやメモ帳でいいと思いますが、
EvernoteはPCからや他のスマホ端末からもアクセスできるので便利だと思います。
ただ、完了したものはチェックリストではなく僕は消していくタイプなので、
何を完了したかは今残らない感じなので、そこは今後なんとかしたいですね。
ノートだったら完了で線引いてもなにやったかわかりますもんね。
ノートだったら完了で線引いてもなにやったかわかりますもんね。
スポンサーリンク
今回お伝えしたいのは、
例えば曜日や月の日にちによってやるべきこと、ルーティンワークが決まっている人向けの、
TodoリストをEvernoteのノートに自動で追記していく方法。
今の仕事もわりとやることが多いので、
このテクニックを見つけた時は本当に頭が楽になったし、毎日のワクワクが増えました。
ちなみにこの仕組みを作ろうと参考にさせてもらったのは、
この本です。
例えば毎週月曜日に下記作業がある人とします。
・ゴミ出し
・机の清掃
・●●社に電話
・メール確認
・日報作成
前まではこんな感じで、毎回思い出した時点でEvernoteに入力していました。
ただ、もちろん他にも業務が増えてきた場合、
ついついこの中のどれかを失念してしまったり、
この入力さえいちいちめんどくさい、ってこともあります。
そんな時に今回お伝えしたいテクニックなのですが、
「IFTTT(イフト)」というアプリを使って、
この毎週、もしくは毎日のやることリストを自動入力してくれる、というものです。
「IF This Then That」の略、みたいですね。
今これ書きながら思い出したけど、
前にInstagramの写真をTwitterに自動投稿するやり方で触れたかも。
で、今回のレシピは、
「Create a Recipes」(レシピ”仕掛け”を作る)を選択
「Date & Time」で毎週●曜日や、毎月●日などを選択
「Evernote」で新規ノートをその都度作るのか、もともとあるノートに追記するのか。
これだけです。
これを一度めんどうやけど仕掛けといて、あとはその都度調整していくだけで、
Todoリストを自動生成してくれるとなると、かなり楽だと思いませんか?
ちなみにさっきのリストだと、
【月】ゴミ出し
【月】机の清掃
【月】●●社に電話
【月】メール確認
【月】日報作成
というように、
頭に曜日をつけることにしたら僕はかなりわかりやすくなりました。
日付けの場合は、
【15】ゴミ出し
【30】交通費入力
とかですね。
ぜひぜひ一度試してみてください♪^ ^
コメント